Organiser un événement, qu'il s'agisse d'un mariage, d'un anniversaire, d'un baptême, d'une réunion de famille ou d'une soirée d'entreprise, peut sembler intimidant. Mais avec un peu de planification et quelques astuces, vous pouvez transformer cette mission en une expérience excitante et réussie.

L’équipe de Mondovino vous a concocté un guide pratique afin de vous aiguiller dans l’organisation de votre prochain événement.

I/ La Planification : La Clé de la Réussite

Avant de plonger dans les détails, commençons par les bases. Une bonne planification est essentielle pour éviter les surprises de dernière minute. Voici quelques étapes clés :

1) Définir l'objectif de l'événement :

Prenez un moment pour réfléchir à ce que vous voulez vraiment. Est-ce une grande fête pleine d'éclat ou une réunion intime et chaleureuse ? Établir vos objectifs dès le départ vous aidera à rester concentré et à prendre des décisions alignées avec votre vision.

2) Trouver la Date Parfaite et le Lieu Idéal :

Choisir la date idéale, c'est trouver un moment où vos invités peuvent se libérer et où le lieu de vos rêves est disponible. Que ce soit un château romantique pour un mariage, une salle des fêtes pour un anniversaire, assurez-vous que le lieu correspond à l'ambiance que vous souhaitez créer et soit adapté au nombre d'invités et au type d'événement que vous organisez.

3) Établir un Budget Réaliste :

Prévoyez des dépenses raisonnables pour la nourriture, les boissons, la décoration et selon le nombre de convives en prévoyant une petite marge pour les imprévus. 

4) Choisir un Thème :

Avoir un thème peut donner du caractère à votre événement.Pensez à ce qui vous inspire : un mariage bohème, un anniversaire à thème rétro, ou une soirée d'entreprise élégante.Le thème guidera vos choix de décoration et rendra l'événement plus cohérent et mémorable.

5) Faire la Liste des Invités :

Dressez votre liste d'invités en tenant compte de la capacité du lieu et de votre budget. Envoyez les invitations suffisamment tôt pour que tout le monde puisse s'organiser. Pour un mariage, pensez à les envoyer idéalement 1 an en avance sinon jusqu’à 5 mois avant le jour J. Pour un anniversaire ou une réunion de famille, 4 à 6 semaines suffisent généralement.

II/ Sélection du Vin et Préparation Logistique

Maintenant que les bases sont en place, passons aux choses sérieuses : la sélection de vos vins et fines bulles. Prenez le temps de choisir des vins qui se marient bien avec votre menu, votre type d’événement et qui plairont à vos invités.

1) Connaître ses invités

C’est une question cruciale car elle vous aidera à faire les meilleurs choix de vins. Si vos invités apprécient les boissons variées, optez pour une sélection incluant des boissons non alcoolisées, des cocktails, et quelques boissons alcoolisées pour ceux qui le souhaitent. Et surtout ne pas négliger les sans alcools (vous pouvez retrouver toute notre sélection de sans alcool juste ici : Sans Alcool)

2) Accorder le Vin au Menu et selon le type d’événement :

Pour un mariage ou une grande fête, pensez à offrir des vins pétillants ou du champagne pour les toasts. Pour un cocktail, proposez à vos convives des cocktails avec ou sans alcool ou des fines bulles avec du Prosecco ou bien du Crémant de Loire.

Pour les viandes rouges et les plats riches en saveurs, optez pour des vins rouges tanniques comme un bordeaux.

Pour les viandes blanches, les poissons et les plats plus légers, préférez des vins blancs ou un vin de bourgogne.

Pour le dessert, optez pour des fines bulles avec notre sélection de Prosecco, Cava, Champagne ou encore nos fines bulles de Loire.

3) Quantités à Prévoir :

En général, comptez environ deux verres par personne par heure pour une soirée de quatre heures. Faites le calcul et ajoutez quelques bouteilles de réserve, juste au cas où.

4) Matériel et Logistique :

Listez tout ce dont vous avez besoin : tables, chaises, vaisselle, décoration, matériel audio-visuel... Assurez-vous d'avoir tout ce qu'il faut pour que votre événement se déroule sans accroc. Pensez aussi à vérifier les options de location si vous ne possédez pas tout le matériel nécessaire.

Tips pour le Service des Boissons :

Le service des boissons est un art en soi. Voici quelques astuces pour impressionner vos invités :

Température de service : Servez les boissons à la bonne température pour en maximiser les saveurs.

Dégustation : Avant de servir, n’hésitez pas à goûter les boissons pour vous assurer qu’elles sont parfaites.

Verres appropriés : Utilisez les verres appropriés pour chaque type de boisson afin de maximiser l'expérience de dégustation.

III/ Créez un Programme et Trouvez les Bons Prestataires

1) Établir un programme

Pour que tout se passe bien le jour J, préparez un programme détaillé. Prévoyez les temps forts : arrivée des invités, discours, repas, animations... Partagez ce programme avec vos prestataires et les personnes qui vous aident, pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

2) Trouver les Meilleurs Prestataires :

Un bon traiteur, un photographe talentueux, un DJ qui sait mettre l'ambiance... Choisissez des prestataires de confiance pour que votre événement soit à la hauteur de vos attentes. Consultez les avis, rencontrez-les en personne et assurez-vous qu'ils comprennent bien vos besoins.

3) Capturer les Moments

Photographe/Vidéaste : Engagez un professionnel pour capturer les moments clés. Pour un anniversaire ou un mariage, un photomaton peut également être une option amusante.

Souvenirs : Prévoyez des souvenirs pour vos invités, comme des photos, des petits cadeaux ou des cartes de remerciement !

4) Ambiance et Détente

Enfin, n'oubliez pas que l'ambiance est essentielle pour la réussite de votre événement. Une bonne musique, une décoration soignée, et des invités détendus feront toute la différence. Et rappelez-vous, un peu d'humour et de convivialité ne font jamais de mal.

En Conclusion

Organiser un événement peut être un véritable casse-tête, mais avec une bonne planification et une sélection de bons vins, vous êtes sûr de réussir. N'oubliez pas, le but est de créer des souvenirs mémorables pour vous et vos invités. Alors détendez-vous et savourez chaque instant.

Si vous avez besoin d'aide pour choisir les meilleurs vins pour votre événement, n'hésitez pas à consulter notre sélection de vins et de fines bulles. Nous avons une large sélection qui saura ravir tous vos invités, même les plus exigeants. Pour toute question spécifique, écrivez-nous à contact@mondovino.com